Politique de confidentialité

1. Deux rôles à distinguer

LinguoTrack intervient à deux titres différents selon le contexte, ce qui change qui est responsable de vos données :

• Sur le site vitrine (linguotrack.com), l'éditeur de LinguoTrack est responsable de traitement des données des visiteurs (par exemple lorsque vous nous contactez).
• Dans l'application (client.linguotrack.com), chaque organisme de formation client est responsable de traitement des données de ses élèves et des familles. L'éditeur de LinguoTrack agit alors comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, c'est-à-dire qu'il traite ces données uniquement pour le compte et sur instructions de l'organisme, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (DPA).

2. Volet 1 : visiteurs du site vitrine

Responsable de traitement : THETA-BYTECH, société par actions simplifiée (SAS) au SIREN 912 040 276, dont le siège social est situé 2 avenue de Brétigny, 91700 Sainte-Geneviève-des-Bois, France, éditrice de LinguoTrack (voir les mentions légales).

Finalités et bases légales

• Répondre à vos demandes de contact (formulaire ou e-mail à [email protected]) : base légale = intérêt légitime à répondre aux demandes, ou mesures précontractuelles à votre demande.
• Mesure d'audience éventuelle pour améliorer le site : cette mesure n'est pas active à ce jour. Si elle était mise en place, elle reposerait sur votre consentement recueilli via la bannière cookies. Voir la politique cookies.

Données collectées

• Données que vous nous transmettez volontairement : nom, adresse e-mail, contenu de votre message, nom de votre organisme le cas échéant.
• Aucune donnée de mesure d'audience n'est collectée en l'absence de consentement.

Destinataires et hébergement

• Le site vitrine est hébergé via Firebase Hosting (Google), dans l'Union européenne : Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande.
• Les e-mails de contact sont reçus via la messagerie associée au domaine linguotrack.com.

Durée de conservation

• Messages de contact : conservés le temps de traiter votre demande, puis pendant 3 ans à compter du dernier échange.

3. Volet 2 : données dans l'application

Responsable de traitement : l'organisme de formation client qui utilise LinguoTrack pour gérer ses élèves. Sous-traitant : l'éditeur de LinguoTrack, qui traite ces données pour le compte de l'organisme, conformément à l'article 28 du RGPD et au contrat de sous-traitance (DPA) conclu entre eux.

Si vous êtes un parent ou un élève, votre interlocuteur principal pour vos droits est l'organisme de formation auprès duquel vous êtes inscrit. L'éditeur de LinguoTrack assiste l'organisme mais n'utilise pas ces données pour son propre compte.

Finalités du traitement

• Gestion des élèves et des groupes de niveau.
• Suivi des présences (y compris par QR code) et du planning.
• Gestion de la bibliothèque (emprunts et retours d'ouvrages).
• Suivi pédagogique (évaluations, niveaux CECRL, bulletins).
• Communication avec les familles (e-mails).
• Facturation des familles et suivi des paiements.
• Gestion des séjours linguistiques et de leur suivi.

Catégories de données

• Identité de l'élève (mineur) et données de scolarité / niveau.
• Coordonnées des familles et responsables légaux.
• Données de présence, de suivi pédagogique et d'évaluation.
• Données de facturation et de paiement.
• Le cas échéant, pièces justificatives pour les séjours (par exemple pièces d'identité), traitées avec un chiffrement renforcé.

Destinataires

• Le personnel habilité de l'organisme de formation (administrateur, professeurs), selon leurs rôles.
• Les représentants légaux, pour les données les concernant et concernant leur enfant.
• L'éditeur de LinguoTrack en tant que sous-traitant, et ses sous-traitants ultérieurs (hébergeur).

Sous-traitants et hébergement

• L'application et les données sont hébergées par Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, France, en France / Union européenne.
• Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne. Les données restent hébergées dans l'UE.
• Le cloisonnement par organisme garantit qu'un organisme n'accède qu'à ses propres données.

Durées de conservation

Les durées ci-dessous s'appliquent, sauf durée différente définie par l'organisme responsable de traitement.

• Données de l'application (élèves, suivi pédagogique) : conservées le temps de la relation contractuelle entre l'organisme et les familles, puis supprimées ou anonymisées (l'application intègre l'export des données et le droit à l'oubli).
• Données de facturation : conservées 10 ans, conformément aux obligations comptables.
• Dossiers de séjour linguistique (pièces justificatives) : purgés environ 3 mois après la fin du séjour.
• Sauvegardes : conservées en rotation, pour une durée limitée, avant écrasement.

4. Données de mineurs

L'application traite des données concernant des enfants mineurs (élèves de la maternelle au collège). Ces données font l'objet d'un soin particulier : accès restreint selon les rôles, chiffrement, cloisonnement par organisme et durées de conservation limitées. Les données des mineurs ne sont jamais utilisées à des fins commerciales ni revendues.

5. Sécurité des données

Les mesures de sécurité suivantes sont mises en œuvre pour l'application :

• Chiffrement des données au repos (chiffrement du volume et des champs sensibles, par exemple les pièces d'identité).
• Chiffrement des données en transit.
• Sauvegardes chiffrées.
• Export des données et droit à l'oubli intégrés à l'application.
• Purge automatique des dossiers de séjour environ 3 mois après la fin du séjour.
• Journal d'audit des accès et des actions.
• Cloisonnement des données par organisme.

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d'accès, de rectification, d'effacement, à la limitation, à la portabilité, et d'opposition (dans les conditions prévues par la réglementation).

• Pour les données de l'application (élèves, familles), adressez votre demande à l'organisme de formation responsable de traitement, qui est votre interlocuteur. L'éditeur de LinguoTrack relaiera toute demande reçue à l'organisme concerné.
• Pour les données du site vitrine (visiteurs), adressez votre demande à l'éditeur de LinguoTrack (voir ci-dessous).

7. Contact et réclamation

• Contact de l'éditeur : [email protected].
• Délégué à la protection des données (DPO) : aucun DPO n'a été désigné. Pour toute question relative au RGPD, écrivez à [email protected].

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.

Dernière mise à jour : septembre 2026.